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Mittwoch, 02. November 2011

Hinter den Kulissen der Career Calling

Die Vorbereitung bedarf eines ganzen Jahres

Die Organisation der Career Calling ist tatsächlich ein Jahresprojekt. Die Verhandlungen mit dem Veranstaltungshaus beginnen im November (nach Abschluss der laufenden Veranstaltung), danach wird der Messeplan gemeinsam mit einer Standbaufirma geplant. Mit dem behördlich abgeklärten Messeplan werden ab März Sponsoren und Aussteller akquiriert. Parallel hierzu wird das Rahmenprogramm geplant, Gespräche mit Lieferanten (Standbau, Catering, Technik, Grafik) und Kooperationspartnern geführt, sowie das Marketingkonzept zur „Besucher/inn/engewinnung“ erstellt.

Die heiße Phase der Veranstaltungsorganisation ist von Juni bis November: Stehen die Aussteller fest, findet die Beratung zur optimalen Messestandgestaltung und die Besprechung für alle Einzelheiten statt. Gleichzeitig arbeitet die Grafikagentur auf Hochdruck, um alle Werbematerialien zu erstellen und zeitgerecht in Druck zu schicken. Mitte September startet die großangelegte Werbekampagne mit dem Ziel, möglichst viele Studierende und Absolvent/inn/en zu erreichen. Von GEWISTA-Plakaten, über Türschilder, Minzbonbons und T-Shirts – umfassende Werbematerialien werden österreichweit verteilt.

In dieser Zeit laufen auch die Telefone im ZBP-Büro heiß, denn die vielfältigen Ideen der Aussteller für deren Messeauftritt nehmen Form an. Jeder einzelne Quadratmeter der Messehalle wird vom Career Calling-Team akribisch geplant. Jeder Messestand braucht einen Stromanschluss, manche Messestände werden mit Teppichboden andere mit Parkett ausgelegt. Um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, werden Pflanzen auf Messestände und im Gelände benötigt. Alle Details, die am Messegelände schon gar nicht mehr auffallen, werden direkt vom Campus aus geplant, organisiert und koordiniert. Zwei Wochen vor der Career Calling werden alle Bestellungen an die Lieferanten übermittelt.

Am Beginn der Messewoche übersiedelt das Projektteam ins Veranstaltungshaus. Es gilt rund 6.000 m2 Ausstellungsfläche zu vermessen, um jedem Aussteller den richtigen Platz zuzuweisen und den Standaufbau zu koordinieren und zu überwachen. Am Morgen der Veranstaltung muss noch die Hürde „behördliche Kollaudierung“ genommen werden. Es kommen 10 Mitarbeiter/inn/en der MA 36 aufs Messegelände, die ganz genau überprüfen, ob das Gelände allen Sicherheitsbestimmungen entspricht. 

Anschließend kann einer erfolgreichen Veranstaltung auch nichts mehr im Wege stehen!

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